1. Kapsam ve Uygulanabilirlik

Bu yönetmelik, SMN Belgelendirme tarafından sunulan denetim, değerlendirme ve belgelendirme hizmetleri için geçerlidir. Yönetmelik; SMN Belgelendirme ile hizmet başvurusunda bulunan veya hizmet alan tüm kuruluş/kişiler (“Müşteri”) arasındaki sözleşme ilişkisinin koşullarını ve süreçlerini kapsar.
SMN Belgelendirme, kendi akreditasyon kapsamı veya iş birliği içinde olduğu akredite belgelendirme kuruluşlarının kuralları çerçevesinde faaliyet gösterir.

2. Tanımlar

• Müşteri: SMN Belgelendirme’den denetim ve/veya belgelendirme hizmeti alan kuruluş/kişi.
• Belgelendirme Kuruluşu: Akreditasyon veya yetkilendirme kapsamında sertifika düzenleme yetkisine sahip kuruluş.
• Denetim: Yönetim sisteminin, süreçlerin veya ürünlerin belirlenmiş standart ve gerekliliklere uygunluğunun objektif kanıtlarla değerlendirilmesi.
• İtiraz: Müşteri tarafından bir belgelendirme kararının yeniden değerlendirilmesi talebi.
• Şikayet: SMN Belgelendirme’nin faaliyetleri, personeli, denetçileri veya sertifikalı müşterilerinin faaliyetleri ile ilgili memnuniyetsizlik bildirimi.

3. Denetim ve Belgelendirme Süreci

1. Başvuru ve Teklif: Müşterinin yönetim sistemi, kapsam ve ihtiyaçlarına uygun teklif hazırlanır.
2. Sözleşme: Hizmet koşulları, kapsam, denetim planı ve ücretlendirme yazılı olarak mutabakata bağlanır.
3. Aşama 1 Denetimi (varsa): Sistem dokümanlarının incelenmesi, kuruluşun belgelendirmeye hazır olup olmadığının değerlendirilmesi.
4. Aşama 2 Denetimi: Yerinde (veya gerekli durumlarda uzaktan) denetim ile yönetim sisteminin uygulanması, etkinliği ve uygunluğunun değerlendirilmesi.
5. Raporlama: Bulguların müşteriye iletilmesi ve varsa uygunsuzluklar için düzeltici faaliyet talebi.
6. Karar: Kendi akreditasyonu varsa SMN Belgelendirme, yoksa iş birliği yaptığı akredite kuruluş tarafından bağımsız karar verilmesi.
7. Gözetim Denetimleri: Sertifika geçerliliği süresince periyodik olarak yapılır.
8. Yeniden Belgelendirme: Sertifika süresi sonunda sistemin yeniden değerlendirilmesi.

4. Müşteri Hak ve Yükümlülükleri

• Yönetim sisteminin sürekliliğini sağlamak.
• Denetim için gerekli erişim, bilgi, doküman ve kayıtları temin etmek.
• Organizasyonda meydana gelen önemli değişiklikleri (adres, faaliyet kapsamı, yasal durum vb.) bildirmek.
• Denetçilerin bağımsızlığını zedeleyecek teklif ve davranışlardan kaçınmak.
• Sertifikayı yalnızca geçerli olduğu kapsam ve süre içinde kullanmak.

5. SMN Belgelendirme’nin Hak ve Yükümlülükleri

• Denetimleri tarafsız, bağımsız ve objektif olarak yürütmek.
• Denetim ekibini yeterliliklerine göre atamak.
• Denetimlerde müşteri faaliyetlerini mümkün olduğunca aksatmamak.
• Gerekli durumlarda habersiz denetim yapabilmek (yasal veya akreditasyon şartı varsa).
• Belgelendirme kararlarında tarafsızlığı korumak.

6. Tarafsızlık, Çıkar Çatışması ve Gizlilik

SMN Belgelendirme; çıkar çatışmasını önlemek, tarafsızlık risklerini yönetmek ve tüm müşteri bilgilerinin gizliliğini korumak için gerekli tüm tedbirleri uygular. Müşteri verileri, yalnızca denetim ve belgelendirme faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla ve yasal zorunluluk halinde paylaşılır.

7. Şikayet ve İtiraz Süreci

• Şikayet ve itirazlar yazılı olarak info@smnbelgelendirme.com adresine iletilir.
• Başvuru alındığında teyit verilir ve konu incelenir.
• İtirazlar, ilgili denetimde görev almamış, tarafsız ve teknik olarak yetkin bir kişi tarafından değerlendirilir.
• Sonuç yazılı olarak şikayetçiye bildirilir.
• Şikayet/itiraz yapan kişiye karşı hiçbir ayrımcı uygulama yapılmaz.

8. Sertifika Kullanımı

• Sertifikalar yalnızca geçerli olduğu kapsam ve süre içinde kullanılabilir.
• Yanıltıcı veya haksız kullanım tespitinde sertifika askıya alınabilir veya geri çekilebilir.
• Sertifika iptali, askıya alınması veya süresinin dolması durumunda kullanım derhal durdurulmalıdır.

9. Genel Hükümler ve Mücbir Sebep

Tarafların kontrolü dışındaki olağanüstü durumlarda (doğal afet, savaş, salgın vb.) hizmetlerin ertelenmesi veya iptali mümkündür. Taraflar, bu durumlarda birbirini en kısa sürede bilgilendirir.